С 1 сентября 2026 года компании, работающие с перевозчиками и экспедиторами, обязаны перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД). Для продавцов на Wildberries и OZON это напрямую касается логистики: бумажные транспортные накладные уступят место электронной транспортной накладной (ЭТрН). Разбираем, что конкретно нужно сделать до дедлайна.

Что такое ЭПД и кого затронет переход

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги транспортных документов, которые объединяются в государственной информационной системе (ГИС ЭПД). Вся цепочка участников (отправитель, перевозчик, получатель) обменивается данными и подписывает свои части документов в электронном виде, что исключает потерю и подделку бумаг, а также ускоряет обмен данными с госорганами.

Основание перехода это Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (действует в редакции от 04.08.2026). С 1 сентября 2026 года использование ЭПД становится обязательным для всех юридических лиц и ИП, участвующих в коммерческих перевозках. Это напрямую касается продавцов на маркетплейсах: если вы передаете товары в доставку курьерской службе или транспортной компании, вы становитесь грузоотправителем и обязаны работать по новым правилам.

Исключения из обязательного электронного формата есть, но их список уже, чем принято думать. На бумаге после 1 сентября можно оформлять перевозки для собственных нужд бизнеса, перевозки для личных нужд граждан, сделки с иностранными контрагентами и отдельные категории специальных грузов. Дополнительно Минтранс готовит перечень ситуаций, в которых бумага допустима из-за форс-мажора: отсутствие интернета на точке погрузки, технические сбои и подобные случаи.

Для продавца на маркетплейсе это означает, что налоговые риски возникают уже с 1 сентября 2026 года. Переходный период до марта 2027 года освобождает только от штрафов, но не отменяет требования оформлять ЭПД.

Если после 1 сентября вы продолжите использовать бумажные накладные, налоговая инспекция при проверке не примет их для подтверждения расходов и вычета НДС. Проблема обнаружится не сразу, а через несколько месяцев, на камеральной или выездной проверке. В таком случае риски ложатся именно на вас как на грузоотправителя и заказчика перевозки, а не на транспортную компанию.

Шаг 1. Проведите аудит контрагентов

Первый шаг — проверить, готовы ли ваши партнёры к работе в новом формате. Требования к перевозчикам и экспедиторам различаются.

• Для перевозчиков: Они обязаны работать через аккредитованных операторов (провайдеров), которые помогают создавать документы и передавать их в ГИС ЭПД. Актуальный список таких операторов ведет Минтранс. Если ваш перевозчик не подключен к системе, после 1 сентября вы не сможете создать с ним электронную накладную.
  
• Для экспедиторов: Все экспедиторы должны быть зарегистрированы в реестре через платформу «ГосЛог». Проверьте, выполнил ли ваш партнер это требование.

Рекомендуем составить таблицу контрагентов: название, тип (перевозчик или экспедитор), статус подключения, контактное лицо, срок готовности. Это поможет выявить пробелы и при необходимости найти замену.

Шаг 2. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД

Электронную транспортную накладную (ЭТрН) и другие документы нельзя оформить напрямую в ГИС ЭПД — нужен посредник. Им выступает аккредитованный оператор (провайдер), который обеспечивает обмен данными между вами и государственной системой. На что обратить внимание при выборе:

• Наличие в актуальном реестре Минтранса. Реестр обновляется регулярно, поэтому сверяйтесь с выгрузкой на сайте ведомства, а не со сторонними подборками.
• Реальный статус подключения оператора. В реестре есть записи со статусом «в процессе подключения»: компания уже включена в перечень, но интеграция с ГИС ЭПД не завершена, и полноценный обмен через нее может быть недоступен. Наличие в реестре и техническая готовность это разные вещи.
• Интеграция с вашей учётной системой (1С, ERP) или наличие веб-сервиса для работы
• Совместимость с операторами, которых используют ваши перевозчики (роуминг между провайдерами поддерживается)
• Поддержка всех необходимых вам типов документов (транспортная накладная, заказ-заявка и т.д.)
• Стоимость и модель тарификации

Не затягивайте с выбором: подключение к оператору ИС ЭПД, настройка интеграции и тестовый документооборот займут от 2 до 4 недель.

Шаг 3. Оформите КЭП сотрудникам

Для подписания электронных перевозочных документов требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она выдается аккредитованными удостоверяющими центрами.

Прежде чем распределять подписи, важно понять структуру документа. ЭТрН состоит из нескольких титулов, которые подписываются по очереди разными участниками: грузоотправителем, водителем, перевозчиком и грузополучателем. Именно поэтому подпись нужна не одному человеку в компании, а каждому, кто фактически участвует в отгрузке.

Кому необходима КЭП:

• Руководителю организации или ИП, так как он является лицом, подписывающим документы.
• Сотрудникам (логистам, менеджерам, кладовщикам), которые будут фактически заполнять и подписывать документы. Однако им дополнительно потребуется выпустить машиночитаемые доверенности (МЧД), чтобы подтвердить свое право подписи.

Важно: водителю сертификат КЭП не нужен. Свои титулы, отметки о погрузке и выгрузке, он подтверждает простой электронной подписью, которую формирует сервис оператора, либо неквалифицированной подписью через приложение «Госключ». Титулы за компанию-перевозчика подписывает ее уполномоченный сотрудник.

Шаг 4. Обновите договоры с перевозчиками и экспедиторами

Переход на ЭПД требует закрепления новых правил в договорной базе. В соглашения с контрагентами необходимо внести изменения, регулирующие:

1. Обязательное использование электронного документооборота при грузоперевозках.
2. Порядок работы с ГИС ЭПД и обмена титулами документов.
3. Ответственность сторон за своевременное и корректное подписание электронных документов.

Начинайте согласование заранее: крупные компании рассматривают допсоглашения неделями, а задержка с договором создает налоговые и правовые риски с 1 сентября, а не с окончания переходного периода.

Чек-лист: что сделать до 1 сентября

1. Проверить перевозчиков: подключены ли к аккредитованному оператору ЭПД и завершена ли у оператора интеграция с ГИС ЭПД.
2. Проверить экспедиторов: есть ли действующая запись в реестре на платформе «ГосЛог».
3. Выбрать оператора ИС ЭПД из актуального реестра Минтранса и срочно подключиться.
4. Настроить интеграцию с учётной программой или выбрать веб-интерфейс.
5. Оформить УКЭП на руководителя и МЧД на ответственных сотрудников (логистов, кладовщиков).
6. Подписать допсоглашения к договорам с перевозчиками и экспедиторами.
7. Провести тестовый электронный документооборот с готовыми контрагентами, чтобы отладить процессы.

SimpleFinance помогает продавцам на маркетплейсах решать финансовые задачи в связке с операционными изменениями. Если переход на ЭПД потребует затрат на IT-интеграцию или обновление инфраструктуры — рассмотрим подходящие варианты финансирования.